培训交付数字化平台
全站使用手册

1. 快速开始

先确认自己的工作角色，再进入对应系统。管理后台均需由管理员分配账号与权限。

2. 角色与职责

DMS 使用 RBAC 权限控制菜单、按钮和接口；角色是默认权限包，班级内实际负责人还需在“班组配置”中指派。

3. 全流程总览

建议按以下顺序执行，避免先上传后补主数据造成目录或权限不一致。

• 课前准备
• 维护主数据
• 创建班级
• 配置班组
• 现场采集
• 提交审核
• 完成交付
• 物流与核销

4. DMS 管理端

打开 DMS 管理端。以下菜单是否可见，取决于账号权限。

4.1 主数据准备

项目管理

1. 进入“项目管理”，新建项目并填写编号、名称、负责人、状态和备注。
2. 确认项目处于可用状态，后续课程模板和班级才能正确归属。

培训场地

1. 进入“培训场地”，维护城市、区域、详细地址、容量、联系人和设施。
2. 按场地上传营业执照、征信报告、合同、发票等结算材料。
3. 填写对公账户的户名、开户行和账号；财务打包前再次核对。

课程模板

1. 新建课程模板并绑定项目，设置名称、编码和适用信息。
2. 编辑交付目录：配置目录层级、叶子目录最低材料数量及示例文件。
3. 配置模板物料清单，包括分类、名称、单位、采购渠道和单价。
4. 确认后再建班；创建班级时会复制目录和物料快照。

4.2 创建班级与配置班组

1. 进入“班级管理”并点击创建，选择项目、课程模板和培训场地。
2. 填写班级名称、班号、城市、开课日、结课日等基础信息。
3. 保存后进入班级工作台，打开“班组配置”。
4. 分别指派班级过程运营、物料运营、成绩运营、助教和主讲老师。
5. 核对主讲老师已同步到班级讲师信息，再开始现场执行。

4.3 班级工作台

4.4 材料审核与班级完成

1. 在班级工作台检查目录完成率、缺项、上传文件和同步状态。
2. 确认物料余量、参训、签到表和成绩材料已按要求完成。
3. 提交审核；审核人员通过预览逐项核验。
4. 如材料不合格，填写明确驳回意见；执行人员补充后重新提交。
5. 审核通过后完成班级，并按需生成或下载交付 PPT。

5. DMS 助教端

打开 DMS 助教端。助教只会看到已分配且允许执行的班级。

5.1 选择班级

1. 使用管理员发放的账号登录。
2. 在首页查看“我的班级”，通过班号、名称、日期和地点确认目标班级。
3. 点击班级进入上传工作台，先查看顶部进度和待办提示。

5.2 按目录上传材料

1. 展开对应目录，阅读目录说明和最低数量要求。
2. 选择照片、视频、PDF 或 Office 文件上传，等待上传结果。
3. 确认文件出现在正式材料区；示例材料仅供参考，不计入完成数量。
4. 若同步失败，按页面提示重试；不要反复上传同一文件制造重复材料。
5. 逐项处理缺失目录，确认完成率达到要求后再提交。

5.3 参训与物料填报

1. 按培训日期填写应到、实到、未到和异常说明。
2. 课程结束后进入物料区域，逐项填写剩余数量和备注。
3. 核对“发放量 − 剩余量”是否符合实际消耗；不确定时联系物料运营。

6. 数据统计、物流与核销

6.1 六维统计报表

在 DMS 管理端进入“数据统计”，选择近 30 天、90 天、半年或一年，按六个维度查看：

6.2 物料余量与物流

1. 进入“物料余量”查看班级填报进度和成本核算。
2. 优先处理“待填报 / 未填完”班级，并补齐单价和剩余量。
3. 需要转寄时创建运单，确认收寄件信息、物品和预约时间。
4. 跟踪下单、取件、运输和签收状态，补充运费及发票/报销状态。

6.3 费用与统一核销中心

1. 在班级工作台录入场地、采购垫付、物流或其他费用。
2. 填写金额、状态、发票信息并上传合同、发票、付款凭证等附件。
3. 财务进入“核销中心”，按自然周或自然月查看周期汇总。
4. 创建或打开核销批次，纳入周期内费用单。
5. 上传财务清单和核销必备文件，确认场地结算材料齐全。
6. 一键打包 ZIP，下载后复核汇总 CSV、附件、场地材料和运单清单。

7. WCS 系统管理员

打开 WCS 配置中心。系统管理员负责让企微通道、DMS 查询和人工转接保持可用。

7.1 配置顺序

1. 配置 WCS 公网地址与系统运行策略。
2. 配置企微应用的 Corp ID、Agent ID、Secret、Token 和 EncodingAESKey。
3. 配置微信客服账号及对应回调参数。
4. 配置 DMS 服务地址和集成 Token，并确认两端一致。
5. 配置人工客服通知对象和三层兜底话术。
6. 在验收页面运行端到端测试，并在企微真机复测。

7.2 三个客户通道

7.3 管理员验收

每次修改回调、Token 或企微配置后，至少验证以下指令：

• 帮助：返回知识库说明。
• 上传 / 钉盘：返回正确操作指引。
• 进度 真实班号：返回 DMS 实时进度。
• 状态 真实班号：返回班级及审核状态。
• 人工：创建工单并通知值班人员。

8. WCS 运营管理员

运营管理员负责知识内容与人工服务，不负责服务器、企微密钥和 DMS 集成 Token。

8.1 维护知识库

1. 登录 WCS 配置中心并进入“知识库”。
2. 新建或编辑帮助、上传、钉盘等 FAQ 规则，检查关键词和回复正文。
3. 维护查进度、查状态和转人工话术中的变量占位符。
4. 保存后私聊客服助理自测；客服助理和工作台应用通常立即生效。
5. 若小助理也需更新，导出“小助理配置稿”并同步到企微自动回复。

8.2 处理人工工单

1. 进入“运营看板 → 人工工单”，查看待处理工单。
2. 根据用户标识、班级号和最后消息判断诉求。
3. 通过企微私聊或电话联系用户，记录处理结果。
4. 确认解决后关闭工单，避免长期堆积。

8.3 发布群公告

从“知识库 → 复制群公告”获取现行文案，再发布到试点群或正式群。 不建议从旧文档手工复制，以免上传地址、手册地址或指令过期。

9. 企微客户使用

适用于学员、助教和客户群成员，无需登录 WCS 后台。

9.1 推荐入口：客服助理私聊

1. 打开所在客户群，在成员或客服入口中选择“客服助理”。
2. 进入私聊会话后发送指令，不要只在群里直接发普通消息。
3. 查进度和状态时必须带正确班级号。
4. 自动回复未解决时发送“人工”，保存返回的工单号。

9.2 上传入口

1. 打开客户群侧边栏或工具栏中的“交付材料助手”。
2. 打开助教端，登录后选择被分配班级。
3. 按目录上传材料；不要只把图片发在聊天群里。

10. TOA 赋能培训运营助手

TOA（运营宝）是 Windows 桌面工具，主要用于课前准备和本地批量处理。当前平台分发版本为 v2.1.9。

10.1 安装与启动

1. 从平台首页下载 Windows 安装版；无安装权限时可下载便携版。
2. 安装版按向导完成安装；便携版解压到本地固定目录。
3. 启动运营宝，在首页核对版本号和工作目录。
4. 首次使用进入“系统设置”，配置模板、输出、字体和日志路径。

10.2 功能模块

10.3 通用操作方法

1. 先备份原始文件，选择输入目录或数据文件。
2. 选择模板、规则和输出目录，使用预览或检查功能确认配置。
3. 开始处理并观察日志；不要在运行中移动输入文件。
4. 完成后抽查输出文件，再将合格结果用于 DMS 建班或材料上传。

11. 三系统协同

11.1 TOA → DMS

• TOA 生成的桌卡、简历、目录和交付材料用于课前准备。
• 确认文件内容、命名和班级归属后，再上传到 DMS 对应班级目录。
• TOA 不作为班级业务数据的最终真相源，DMS 中的班级记录为准。

11.2 DMS → WCS

• WCS 通过受保护的集成接口查询 DMS 班级进度和状态。
• 客户必须提供班级号；WCS 不开放 DMS 管理端数据维护能力。
• DMS Integration Token 仅由系统管理员配置，不得出现在群公告或普通文档中。

11.3 异常处理边界

12. 权限、文件与安全

• 账号仅限本人使用；首次登录后修改密码，离岗或角色变化应及时调整权限。
• DMS 菜单和数据范围由 RBAC 与班组关系共同决定，不要用共享管理员账号绕过权限。
• 助教不应查看费用金额和核销材料；财务材料按最小权限授权。
• 业务附件通过鉴权访问，不把下载链接、Token 或后台密码发布到客户群。
• 删除、审核、打包等关键操作会记录日志；执行前确认班级、周期和文件范围。
• TOA 处理简历等个人信息时，应使用受控设备和目录，完成后按制度归档或清理中间文件。

13. 常见问题

需要进一步支持

业务问题请先联系对应班级运营；账号、权限、接口和系统异常请联系系统管理员。 向管理员反馈时请提供：系统名称、账号、班级号、操作时间、错误提示和必要截图，请勿发送密码或 Token。